会议管理系统

系统概述
沟通是人与人之间最重要的工作，而会议就是一种重要的沟通形式，这种沟通形式在企业中尤为常见。会议组织的好，就能顺利达到沟通目的；会议安排环节出现问题，则直接影响沟通效果，甚至造成时间浪费。因此，对会议进行科学管理也成为越来越多企业的迫切需求。
律信信息综合了会议管理方法论，设计出律信信息会议管理系统，帮助企业完成会前筹备、会中控制和会后跟踪的全过程管理工作。同时律信信息还提供会议管理应用的一些特色辅助工具，包括：我的会议、会议流程、会议室管理、会议信息维护等，既适用于企业内部会议，又能满足企业举行对外的大型会议要求。
在会议管理系统中，相关人员可以在会前明确会议目的、议题、议程，上传会议相关资料附件，做好充分的会前准备工作，不仅节约了会议时间，而且提高了会议效果，帮助达成决策意见。
会议发起人及相关人员可以通过平台发送电子邮件和内部消息邀请参会人。作为企业内外协同平台，会议发起人还可以通过平台邀请相关的外部人员参加会议。
律信信息会议管理系统对小到会议座次安排，大到会议主题设计等事项都实现了自动化管理，是真正意义的全方位立体化会议管理工具。

系统组成

 

主控工作台
主控工作台的设计理念就是为每个人提供满足其使用习惯的工作工具，很好的实现工作要求的必要性和充分性，具体包括：功能区，工作区，全景图，智能中心，个人主页，部门主页，公司主页，自定义门户，以及其它快捷操作功能。

 

会前筹备
在会议的筹备阶段，汇德会议管理系统将会议信息（包括会议的主题、目的、时间、地点、议程等）、与会人员角色、会场布置要求、会议准备的各种材料、会议分工、以及各种方式的会议通知等筹备工作进行统筹管理，确保会前准备充分、责任到人。
会中控制
会议的成败关键要看会议进行过程的掌控能否顺利。汇德会议管理系统的会中控制功能涵盖会议签到接待、会议文件分发、会议服务项目、会场秩序维护、内外事务联络和突发事件备案库。这些功能不但能够帮助企业很好的完成会议中常规事务工作，更能指导会务工作人员合理规避意外事件、妥善解决突发事件，这在大型对外会议中显得尤为重要。
会后跟进
会议的结束并不意味着会议管理的完结，会议目的、效果如何就需要在会后进行跟进，汇德会议管理系统设置了多渠道多形式的会议跟踪功能，包括会议纪要、会议总结、决议督办、会议过程信息整理等，实现了从会议到落实到执行的全程管理。
会议流程
汇德会议管理系统将会议过程中涉及的流程进行集中管理，包括：会议审批、会议议题议程审批、会议室申请、会务支持协作申请、会务费用报销等等。使会议组办人员的工作既能得到上级的肯定又能进行很好的协作，大大提高办事效率，保障会议进程。
我的会议
针对具体人员，将其参与的会议单独整理统计，为个人合理安排工作时间提供参考。
会议信息维护
汇德会议管理系统还为管理系统本身的维护提供窗口，实现对会议类型维护、会议状态维护、会议设备类型维护、会议模板维护等。其中的会议模板能有效减少重复劳动，让成功的会议经验直接转化成企业生产力。
会议室管理
为会议室分散、会议密集的企业提供了会议室安排管理和会议设备管理工具，解决会议室使用冲突、参会人员行色匆匆四处寻找会议室等问题。通过会议室管理，会议安排人员能够及时调整会议时间，合理调配会议设备等资源，提高会议室使用率，实现资源的最优配置。

 

管理模型

 

表面看，会议体系的组成基本就是：一年有多少会议？时间、议题的安排与分布？每一次会议要决策什么？达到什么目标？需要谁来做决策？哪些人参加？需要什么信息支持？相关部门做好哪些准备？
但实际上，会议体系是企业管控的核心。律信信息的会议体系设计重点是：在企业中会议发起有哪些特点，也就是说企业基于什么原因而决定发起一次会议，为什么要高层和业务核心来参与。如图上所示，包括：集团管理层使用例会制度；运营层面强调以产品季为核心的业务模式特点；多业务协调而发起的会议；重大事件动员与讨论。
会议体系在不同企业中的区别，主要在于其决策规律的不同。然而这些差别，反映在企业内部却是稳定的，即单个企业在决策规律上是有序的。律信信息会议管理系统又与企业的战略目标管理、项目管理、业务管理等系统相关联，将企业个性的决策规律自然植入系统，形成适用于企业的高效会议管理系统。

系统价值
● 提供实用的管理工具和方法，保障会议达到预期目的；
● 完整地传递会议信息，明确会议方向，缩短会议时间，提高会议效率；
● 关注过程的同时注重结果追踪，使会议决议达到实效；
● 充分利用企业积累，借鉴意外事件处理经验，减少重复性劳动，提高会议成功率；
● 全过程细致管理，防止会议安排疏漏，使分工明确，协作执行，组织有效。